【文件档案管理办法】为了规范单位内部的文件和档案管理，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，提升工作效率，现制定《文件档案管理办法》。本办法适用于所有部门及员工在日常工作中形成的各类文件和档案资料的归档、保管、使用与销毁等管理工作。
一、文件档案管理原则
1. 统一管理：文件档案实行集中统一管理，由办公室或指定档案管理部门负责。
2. 分类归档：根据文件性质、用途和重要性进行分类，确保有序存放。
3. 安全保密：涉及机密信息的文件应严格遵守保密规定，防止泄露。
4. 定期检查：定期对档案进行清点、检查，确保无遗失、损坏。
5. 有效利用：合理利用档案资源，提高信息利用率。
二、文件档案管理职责分工
| 职责部门 | 主要职责 |
| 办公室/档案管理部门 | 统筹管理全单位的文件档案工作，制定管理制度，监督执行情况 |
| 各业务部门 | 负责本部门文件资料的整理、归档和移交 |
| 档案管理人员 | 负责档案的接收、登记、分类、保管、借阅、销毁等工作 |
| 相关责任人 | 对所产生文件的准确性、完整性负责 |
三、文件档案的归档范围
以下文件应纳入归档范围：
| 文件类型 | 说明 |
| 公文类 | 上级下发的文件、通知、通报、函件等 |
| 会议记录 | 重要会议的议程、决议、发言稿等 |
| 工作计划与总结 | 年度、季度、月度计划及总结报告 |
| 项目资料 | 项目立项、实施、验收等相关材料 |
| 人事档案 | 员工个人资料、劳动合同、考核记录等 |
| 财务资料 | 收支凭证、预算、决算、审计报告等 |
| 其他重要资料 | 如合同、协议、技术文档、图片、音视频等 |
四、文件档案的保管与使用
1. 保管要求：
- 档案应存放在专用档案柜或档案室，保持环境干燥、通风。
- 重要文件应有备份，电子档案应定期备份并存储于安全位置。
- 禁止擅自拆封、涂改、伪造档案内容。
2. 借阅流程：
- 借阅人需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后方可借阅。
- 借阅期限一般不超过7个工作日，特殊情况需报批。
- 借阅结束后应及时归还，并办理注销手续。
3. 销毁程序：
- 档案到期或不再具有保存价值时，应按照规定程序进行销毁。
- 销毁前需填写《档案销毁审批表》，经相关部门审核批准后执行。
- 销毁过程应有专人监督，确保不留隐患。
五、附则
1. 本办法自发布之日起施行，由办公室负责解释和修订。
2. 各部门应结合实际情况，制定实施细则，确保本办法落实到位。
3. 对违反本办法的行为，将视情节轻重给予相应处理。
通过严格执行《文件档案管理办法》，可以有效提升单位的管理水平和工作效率，为各项工作提供有力的信息支持和保障。